Mengenal Warehouse Management System

Warehouse management system adalah sebuah layanan sistem yang terkait dengan pengelolaan serta pergerakan keluar masuk barang ke dalam gudang untuk mempercepat proses load time secara komputasi / otomatis, mengetahui segala transaksi inventory dan jumlah stok lebih cepat secara realtime, mengoptimalkan lokasi penyimpanan barang, dan melakukan alur distribusi barang dengan baik ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan karena gudang yang efisien biasanya melakukan beberapa hal seperti memberikan service dengan tepat waktu, keberadaan atau lokasi barang jelas dan cepat dicari, meminimalkan pergerakkan didalam gudang dan biaya keluar masuk barang di gudang, dan membangun jalur komunikasi yang baik dengan customer.

Konsep Warehouse Management System

Konsep yang bisa digunakan dalam WMS, yaitu :

1. FIFO (First In First Out), konsep ini seperti barang yang pertama kali masuk harus menjadi barang yang pertama kali keluar.
2. LIFO (Last In First Out), sebaliknya dari konsep First In First Out, barang yang terakhir kali masuk harus menjadi barang yang pertama kali keluar.
3. FEFO (First Expired First Out), konsep ini barang yang cepat kadaluarsa harus pertama kali keluar.

Floating location merupakan salah satu sistem penempatan barang yang bisa ditempatkan di lokasi yang berbeda-beda dalam gudang. Gudang yang menggunakan sistem ini merupakan gudang modern (gudang besar dan multi gudang dalam satu area) yang berbasis computer dan menggunakan werehouse management system (WMS). Dengan menggunakan floating location, barang tidak bisa terselip sehingga gampang untuk ditemukan, barang dapat ditempatkan dimana saja, dengan puluhan ribu SKU, volume inbound dan outbound yang besar. Oleh karena itu gudang menjadi lebih efisien dalam penempatan dan menjadi sangat flexible.

Pengaturan barang dengan menggunakan sistem ini memiliki beberapa panduan diantaranya, yaitu :

1. Pemisahan area Full Case dan area partial.
2. Pengelompokan barang berdasarkan ABC
3. Pengelompokan barang berdasarkan jenis yang sama
4. Pengelompokan barang dengan fungsi yang sama
5. Pengelompokan barang-barang yang saling berhubungan atau berdekatan dalam satu area
6. Pengelompokan barang fast moving di satu area
7. Pemisahan barang berdasarkan project dan customer nya

Teknologi informasi seperti WiFi LAN, Barcode, Scanner, Radio Frequency, Email dan lain sebagainya juga dapat digunakan dalam WMS. Salah satu dari teknologi informasi tersebut seperti barcode (kode unik / packing list dan case dari barang) yang berfungsi sebagai identifikasi barang. WMS akan memberitahu lokasi mana yang akan menjadi lokasi barang tersebut, atau PIC gudang dapat menaruh di sembarang tempat karena penempatan atau perpindahan akan direkam di sistem melalui scan barcode lokasi barang asalkan lokasi tersebut di update pada sistem untuk mencegah terjadinya penyelipan barang di dalam gudang. Selain itu, WMS dapat mengoptimalkan tenaga kerja, mengurangi waktu proses, mengurangi proses inventory yang tidak diperlukan untuk meningkatkan pelayanan kepada customer.

Proses-proses standar dalam warehouse management system diantaranya adalah

Receiving and puteway, merupakan salah satu proses yang dimulai ketika barang yang baru datang ke gudang harus terlebih dulu dimasukkan ke dalam warehouse management system untuk mempermudah karyawan dalam mengupdate database barang yang ada di gudang penyimpanan.

Dispacthing, proses ini bertujuan sebagai penunjang operasional pengeluaran barang dari dalam gudang untuk dikirimkan kepada para konsumen. Proses inilah yang nantinya akan membantu operator gudang dalam mencari lokasi barang-barang yang akan dikeluarkan.

Stock Take, merupakan sebuah proses yang dilakukan dengan bertujuan dalam menyesuaikan stok fisik dan stok computer, tanpa sistem pengelolaan gudang yang tepat proses stock take ini akan sangat melelahkan.

Reporting, merupakan laporan yang dapat memperjelas hal-hal yang beraitan dengan stok barang yang tersedia di dalam gudang dengan valid. Laporan juga dapat dipergunakan oleh perusahaan untuk membuat keputusan dan kebijakan.

Jika dalam penerapan WMS dilakukan dengan cara yang optimal, maka hasilnya berupa keuntungan yang dapat dicapai.

Mengapa hal tersebut bisa terjadi seperti itu? karena berdasarkan prinsip WMS yang akan mengoptimalkan tenaga kerja, mengurangi waktu proses dan mengurangi proses inventory yang tidak perlu, hal ini akan meningkatkan pelayanan kita kepada customer lainnya.